Kezdőlap
Szolgáltatások
Hírek
Őszbúcsúztató Bécsben
A költségcsökkentés már nem elég
September 2, 2008
Outsourcing-gal, vagy házon
belül érdemes üzemeltetni az IT-rendszereket? (előnyök vs. hátrányok)?
Onnan lehet megismerni egy korrekt outsourcing szolgáltatót, hogy együtt gondolkodik a vállalt vezetésével, hogy közösen lőjék be az ideális összetételt. Ez különösen igaz IT outsourcing esetén, mivel az információ technológia teljesen körbefonta az üzleti életet, fokozatosan kialakult az informatikától való függőség.
Azt mondhatjuk, hogy egy vállalt akkor a leghatékonyabb, ha a legnagyobb mértékben tud az üzletére, core kompetenciáira fókuszálni. Általánosságban igaz az, hogy minden mást, amit a piacon meg lehet vásárolni, azt nem gazdaságos házon belül felépíteni.
Outsourcing vs insourcing döntés előtt számos szempontot megvizsgálnak az ügyfeleink. Azontúl, hogy ez egy pénzügyi kérdés, a vállalati stratégia, a biztonsági megközelítés is jelentős szempont a döntésnél. Az egyes részegységek felelő vezetői (pl. IT, Pénzügy, HR, gyártás) más-más motivációt találnak az outsourcingban, de függ a vállalat tevékenységétől, felépítésétől, üzleti modelljétől is.
Mi az, ami az egyes döntéshozókat vezérli?
Korábban az IT vezető létszámban érzékeltette az IT szerepét a vállalton belül. Mára már jól definiált mérőszámok szerint mérik az IT teljesítményét. Az ipari ügyfeleinknél a legalapvetőbb elvárás a szolgáltatásainkkal szemben, hogy 7*24 órában működjön a gyártás támogató IT, mivel ezen rendszerek néhány percnyi kiesése több millió forint veszteséget jelenthet a vállaltnak.
Amíg a 90-es évek elején egyszerű költségcsökkentés volt az outsourcing főcélja, ma viszont úgy érünk el még nagyobb fokú megtakarítást, hogy a költségstruktúrát is megvizsgáljuk. Egy gyártással foglalkozó ügyfelünk megbízásából vizsgáltuk meg az IT költségek további csökkentését. Azt találtuk, a szükséges erőforrások jobb kihasználásával nem szükséges teljes időben üzemeltetői személyzetről gondoskodni és az események többsége távolról kezelhető. Így a vállalat most már csak az érdemi üzemeltetési feladatokat fizeti ki (on demand vásárlás).
Másik gyakori helyzet, hogy a napi üzemeltetés mellett nem jut elég idő a project jellegű feladatokra. Amikor a projektek felgyűlnek, a határidők veszélybe kerülnek, könnyen lehet olyan döntést hozni, ami a későbbiekben plusz költséget okozhat (mint pl. további szakértők felvétele, betanítása, bérköltsége). Az időszakos erőforrás hiányokat mindig érdemes partneren keresztül megoldani.
A költségcsökkentés ígérete ma már nem elég. A magasabb színvonalú szolgáltatás és számonkérhetőség legalább olyan fontos. Csak akkor lehetünk hitelesek, ha folyamatosan továbbképzett, tapasztalattal rendelkező szakembereket biztosítunk. Ez azért lehetséges, mert a szolgáltatók erre specializálódnak, főtevékenységként űzik, több ügyfélnek hasonlót szolgáltatnak.
Outsourcing esetén a szolgáltatás nem embernapban vagy jelenlétben van mérve. Egy felsővezető számára nem az IT szervezet szerkezete, hanem annak eredményei számítanak.
A outsourcing szerződésekben az SLA a minőségi követleményeket írja le. Kialakítható egy egységes mérő- és riporting rendszert is, mely pontos információkat közöl a hibajegyekről, felhasználói elégedettségről, a rendszer megbízhatóságáról, a szolgáltatás kiesésekről.
Mindez segíti az IT menedzsment munkáját is, mivel a partner irányítja azt a csapatot, amely a vállalatot szolgálja ki. A humán jellegű beruházásoktól és oktatásoktól mentesít, melyek specializált nyújtásában a partner tapasztalattal bír.
Az outsourcing mindenképp megéri?
Az outsourcing kapcsolatok kockázatokkal is járnak, melyeket megfelelő technikákkal megszüntetni, vagy kezelniük kell.
Az adatbiztonság és üzleti titkok miatt aggódik a legtöbb vezető, de a humán faktor és a kommunikáció szervezése legalább akkora feladat. Az outsourcing kapcsolat menedzselésével az ügyfélnek is feladata van. Az outsourcing nem szólhat arról, hogy a rosszul menő folyamatokat átlapátoljuk a kerítés másik oldalára és nem foglalkozunk vele többet. Az ügyfél és a partner között szoros együttműködés szükséges.
Összegezve az outsourcing egy stratégiai döntés kell, hogy legyen és a legfőbb cél, hogy megérje a vállaltnak. A legkényesebb pont a megfelelő szolgáltató kiválasztása és a cégen belűli elfogadtatása.
Hogyan tervezhetőek az üzemeltetési költségek? Lehet-e egyáltalán pontosan tervezni?
Az IT pénzügyi keretének megtervezésénél nagy segítséget jelent az outsourcing kiszámítható költségstruktúrája. Ez lehet havi fix és lehet változó a számítógépek mennyiségének, a felhasználói incidensek számának függvényében.
Egy szolgáltatás katalógust alapján meghatározzuk az feladatok egységárait (napi díj, óra díj) és a felhasználás függvényében számlázunk (on demand vásárlás). A mulasztások kötbér fizetésére kötelezik a partnert. Ez garancia arra, a szolgáltatás szinvonala a meghatározott sávon belül maradjon.
Hogyan kell, lehet az erőforrásokkal gazdálkodni?
Hadd éljek egy gyakorlati példával: A bécsi szimfonikus zenekar világhírű, több mint 100 éves múltra tekint vissza. A zenekar ügyel arra, hogy tagjai többségben osztrákok legyenek, de ahogy nőtt a zenekar hírneve, számos nemzetközi zenészt is fogadtak. Ez a döntés nemhogy rossz hatással lett volna a zenei teljesítményükre, inkább még kiválóbbak a fellépéseik.
Ugyanígy mi is azt ajánljuk ügyfeleinknek, hogy legyen egy saját core IT csapat a vállalton belül, de egy ideális IT szervezetben meg kell lenni a vegyes struktúrának. Hogy miért?
Mert a belső és a partner tudásbázisa könnyen megosztható, ezáltal mindkét oldalon dolgozó kollégák szakmai tudása frissen tartható. Ezen kívül kompetitív helyzetet tart fenn, a belső csapat tudja, hogy mi a piaci színvonal, amivel a szintet tartaniuk kell. Nem utolsó sorban a vállalat számára feloldja a kiszolgáltatottságot akár a belső IT-val, akár a partnerrel szemben.
Mi a szerepe - már, ha vannak ilyenek egy cégnél - a különböző ellenőrzési, üzemeltetési szabályzatoknak?
Ahogy a közlekedés is káoszba forulna szabályok nélkül, ugyanúgy a szabályzatok nyújtják az IT KRESZ-ét. Amellett, hogy ezek a dokumentációk hozzájárulnak az IT folyamatok betartásában, személy függetlenséget és számon kérhetőséget biztosítanak, megszűnik a helyettesíthetetlen kulcsember szerep, tisztázzák a felelőségi kérdéseket.
Milyen arányban felelősek a biztonságos üzemelésben a felhasználók, a cégvezetés és az üzemeltetők?
Én, mint az üzletágunk vezetője, mondhatom, hogy végső soron mindig a vezető felelőssége, hogy a felhasználók megfelelő képzést kapjanak (akik egyébként a biztonsági incidensek körülbelül 80%-át okozzák), és a képzés mellett szankciók legyenek definiálva.
A biztonságos üzemeltetés alapfeltétele az is, hogy az IT és az üzemeltetés számára a megfelelő feltételek adottak legyenek.
Sajnos az a tapasztalatunk, hogy a cégvezetés által meghatározott szabályokat legtöbbször pont a felsővezetők nem tartják be. Ezért nagyon fontos az elkötelezettség és a támogatás megléte a vállalat összes munkavállalójától.
Napi Informatika, 2008 július
+36 88 429 453
