A projektvezetőnek kicsit pszichológusnak, kicsit hajcsárnak és kicsit kereskedőnek kell lennie - jelentette ki Németh-Nusser Lénárd, a Qualysoft Zrt. Információmenedzsment kompetenciaterületének felelőse. A szakembert a szakmájáról és a projektmenedzserekkel szembeni követelményekről kérdeztük.

- A projekt és annak menedzsmentje mára divatkifejezéssé vált, lassan már mindenre "projektet indítanak", ami valójában lehet, hogy csak egy egyszerűen elvégezhető feladat. Meg lehet határozni, hogy egyáltalán mitől projekt a projekt, azaz milyen feladathoz kell projektmenedzser?
- Szerintem is kicsit divattá vált mindent projektnek tekinteni, de szerencsére erre a kérdésre a vonatkozó szakirodalom egzakt válaszokat ad. A Qualysoft által alkalmazott projektmenedzsment-irányelvek szerint a projekt egy időben behatárolt erőfeszítés egy egyedi eredmény létrehozása céljából. Ennek megfelelően fontos, hogy a projektnek legyen előre rögzített kezdete és vége, pontosan ismert legyen a projekt célja, és fontos az egyedisége is, ami azt jelenti, hogy ilyen formájában megismételhetetlen. Ezek a peremfeltételek különböztetik meg az egyes projekteket egymástól, és teszik vonzóvá és kihívássá az újabb projekteket egy sokat tapasztalt projektmenedzsment számára.
- Az sem lehet kis kihívás, hogy a felsorolt projekttulajdonságokat egyértelműen meghatározzák. Hogyan csinálják?
- A projekt tervezési szakaszában általában még elegendő szabadsági foka van a leendő projektmenedzsernek, hogy az idő, ráfordítás, célkitűzés hármasában teljesíthető projektet definiáljon. Ez az az időszak, amikor kiemelt figyelmet kell szentelni a projektnek és nagyon körültekintően kell eljárni, hiszen a tapasztalat azt mutatja, hogy a bukott projektekben már a tervezési szakaszban bele volt "kódolva" a sikertelenség. Ez általában azt jelenti, hogy a nem szakmai szempontok már a tervezés vagy végrehajtás során olyan kompromisszumokat kényszerítenek az adott projektre, amelyek később visszaütnek, és a projekt nem éri el az eredeti kitűzött célt, vagy nem az előzőleg meghatározott idő-, erőforrás-paraméterek mellett fejeződik be. Ez az informatikai projektek esetében fokozott kockázatot jelent, hiszen az informatika a más, komolyabb hagyományokkal és szabványosított folyamatokkal rendelkező iparágakhoz képest fiatal területnek számít. Jellemzően fiatalabb és tapasztalatlanabb korosztály dolgozik az informatikai projektekben, a tervezésnek és a projektszerű működésnek nincsenek évtizedes hagyományai, mint például az építőipar esetében.
- Hát igen, a magyar autópálya-építési projektek láttán tényleg csak a siker szóra asszociálhatunk. Ön szerint mi különbözteti meg a sikeres és a sikertelen projektet?
- Függetlenül attól, hogy két cég szerződik egy projekt végrehajtására vagy egy szervezet saját erőforrásból valósítja meg az adott projektet, minden projektnek van megrendelője, illetve szállítója. A projekt sikerességének megítélése e két fél együttes elégedettségén múlik. Ha a megrendelő, aki egyben a projekt szponzora is, úgy érzi, hogy elégedett - a befektetéséért azt kapta, amire szüksége volt -, és a szállító is elégedett - a felhasznált eszköz és a humán erőforrások nem haladták meg a tervezés során előre meghatározott mértéket -, akkor függetlenül attól, hogy hány változtatási kérelmet, hány vitás helyzetet, mélypontot vagy akár határidő-módosítást élt meg a projekt, sikeresnek tekinthető. A projekt esetében a lényeg mindig az eredmény és a felek elégedettsége, minden más a sikeresség szempontjából másodlagos. Ez az elégedettség az, amit viszonylag nehéz az informatikai projektek esetében elérni, és itt a fejlesztési projektek a gyakorlat szerint jobban ki vannak téve az egyes buktatóknak és kockázatoknak.
- Melyek a projektmenedzser alapvető feladatai a projekten belül?
- Ha a végletekig leegyszerűsítjük a projektvezető feladatait, azt mondhatjuk, hogy a két legfontosabb feladata egyrészt a szervezés - a munka tervezése, ütemezése, kiosztása és számonkérése -, másrészt a folyamatos monitorozás, azaz a projekt mutatóinak folyamatos figyelése és az ezzel kapcsolatos intézkedések megtétele. A szervezés során analitikus módszerekkel a feladatokat elemi tevékenységekre kell bontani, és ezen elemi lépéseket kell kiosztani a projektben részt vevőknek úgy, hogy lehetőség szerint a produktív feladatok végrehajtásának teljesítménye az egyes feladatfüggőségek és szerepkörök figyelembevételével maximális legyen. Ez elsőre biztos bonyolultnak hangzik, de az egész csak arról szól, hogy alaposan meg kell tervezni és szervezni a projekten dolgozók munkáját. A projektmenedzser monitorozási tevékenységéhez tartoznak a "menedzsmentek", azaz a következő területekre kell folyamatosan figyelni: integráció, terjedelem, ütemezés, költség, minőség, emberi erőforrás, kommunikáció, kockázat, beszerzés.
- Valóságos polihisztori képesség szükséges ehhez a szakmához. Tényleg: mennyire lehet a projektmenedzsmentet szakmának tekinteni?
- Olyannyira, hogy erre már ráépültek a képzésre szakosodott szervezetek, így már vizsgázni is lehet belőle, sőt minősítheti is magát a projektmenedzser a szervezési tudományából. Ezeknek a minősítéseknek és vizsgáknak a piacon folyamatosan növekszik a szakmai presztízse, és hosszú távon elképzelhetőnek tartom, hogy az elismert projektmenedzserhez ugyanúgy hozzátartozik majd a megfelelő minősítés, mint mondjuk a rendszergazdákhoz a különféle üzemeltetői szakvizsgák. Ha ez az örvendetes folyamat nem áll le, akkor bízhatunk abban, hogy egyre ritkábban találkozunk majd inkompetens projektvezetőkkel a szakmán belül, ami sajnos azért még előfordul.
- Bízzunk a szebb jövőben! Előfordul egyfajta szakmai beszűkülés a projektmenedzsmenttel foglalkozóknál?
- Igen. Jellemzően minden projektvezető úgy kezdte, hogy azt a szakmát, amelyben most tevékenykedik, alaposan megismerte. Ha a tevékenysége az adminisztratív projektvezetésre korlátozódik, akkor a szakmai beszűkülés veszélyével komolyan számolnia kell, ez az informatikai szektorban hangsúlyosan jelentkezik, ugyanis az informatikán belül ha valaki nem tartja a lépést azzal a speciális területtel, amelyen eddigi munkája során elmélyedt, nagyon hamar elértéktelenedhet a tudása.

Napi Online