Kezdőlap
Szolgáltatások
Hírek
Őszbúcsúztató Bécsben
Köremail és körtelefon helyett
April 19, 2007
Egy információs szolgáltató portál létrehozása technikailag ma már viszonylag egyszerű
feladat. Jól használható portált építeni azonban csak gondos előkészületek, és tervezés alapján
lehet.
Egyik nagy bankunk nemrég újította meg internetes ügyfélportálját. A webhely megjelenése
valóban megnyerő, de mi nem ezért léptünk be az oldalra, hanem mert az egyik fiók nyitvatartási
idejét szerettük volna megtudni. Ezt azonban hiába kerestük, végül tízpercnyi bolyongás után inkább
felhívtuk az adott fiókot – a telefonszáma rajta volt az oldalon – és megkérdeztük.
Mint ez a példa is mutatja, egy jól használható információs portál kialakítása az apró
részleteket is figyelembe vevő gondos tervezést igényel. Fél éve működik a Generali-Providencia
Biztosító Zrt. belső információs portálja, amelyet a GFT és a Qualysoft Informatikai Zrt. alkotta
vállalkozói csoport valósított meg. A portál kiépítéséről kérdeztük Hegedűs Kristófot a Generali
projektiroda-vezetőjét és Kővári Zoltánt, a Qualysoft üzleti megoldások üzletágának az
igazgatóját.
Mint Hegedűs Kristóf elmondta a Generali rendszeresen felmérésben kérdezi meg munkatársai
véleményét, és ezek alapján világossá vált, hogy javítani kellene a cégen belüli
információáramlást. Ez valószínűleg sok cégnél így van, de a Generali vezetése komolyan vette a
problémát. Hiszen ha valaki rendszeresen a munkájához szükséges információk keresgélésével tölti az
időt, az igencsak rontja a hatékonyságát. Két évvel ezelőtt ezért egy külső tanácsadó cég
bevonásával feltérképezték a cégen belüli információáramlást, felmérték milyen információkra van
szükség az egyes munkakörökben. Ennek alapján írták ki másfél évvel ezelőtt a portál
megvalósítására a pályázatot. Az ilyen típusú projektek esetén talán a legnehezebb a hosszadalmas
előkészületi időszak, amikor, noha gőzerővel dolgoznak rajta, nincsenek látványos eredmények, a
cég, illetve a projekt vezetésének mégis ki kell tartania. Ráadásul, noha az információáramlás
javítása egyértelműen növeli a hatékonyságot, ennek a mértéke a gyakorlatban nem számszerűsíthető,
nem lehet a projekt hagyományos értelemben vett megtérüléséről beszélni.
Tavaly tavasszal négy értékelhető pályázat közül választották ki a GFT és a Qualysoft
Informatikai Zrt. alkotta vállalkozói csoport ajánlatát, és a márciusi szerződéskötést követően
kezdődött a projekt tényleges informatikai szakasza.
A budapesti központú Qualysoft Csoportot magyar magánszemélyek alapították 1999-ben, és ma
Európa öt országában (Magyarország, Ausztria, Németország, Szerbia, Románia) áll az ügyfelei
rendelkezésére. A cégcsoport tevékenysége az informatikai tanácsadástól kezdve ez egyedi
fejlesztéseken át egészen az integrált rendszerek kulcsrakész átadásáig terjed. A cégcsoport
Európa-szerte jelenleg mintegy 220 szakemberrel dolgozik.
Weboldalt mindenkinek
Egy belső információszolgáltató portált alakítottak ki, amelyhez a cég minden alkalmazottja –m
integy 2 ezer felhasználó – hozzáférhet. Célja, hogy a korábban különböző helyeken elérhető
információkhoz, egyetlen helyen, egyetlen „kapun” belépve férjenek hozzá a munkatársak. Mivel a
Generalinak több igazgatósága és kirendeltsége van szerte az országban, a portál a belső
információkérő telefonhívások számának a csökkentéséhez is hozzájárul.
A portálon lévő információk három nagy csoportra oszthatóak: szervezeti, működési és egyéb
hasznos kategóriára. A vállalat szervezeti diagramján minden dolgozó megtalálható, pillanatok alatt
megállapítható, hogy az adott részlegen belül ki miért felelős, az adott problémával kihez lehet
fordulni. Minden munkatársnak saját személyes oldala van, amelyet szabadon szerkeszthet,
részletesen leírhatja hogy mi a feladata a cégen belül, mi a hobbija, stb. Ez erősíti a személyes
kapcsolatokat a vállalaton belül, így olyan munkatársak is kapcsolatba kerülhetnek, akik a napi
munkájuk során nem találkoznak. Hasonlóképpen bemutatkozó oldala van az egyes szervezeti
egységeknek is, amelyet az adott részleg megbízott szerkesztői aktualizálnak, tartanak
karban.
A működési információk zömét a szabályzatok, eljárási leírások alkotják, kezdve az olyan
alapvető feladatoktól, mint egy új toner igénylése a nyomtatóba. Ezeknek az információknak egy
része – pl. értékesítési információk, eredmény-kimutatások, statisztikák, stb. – már nem érhetőek
el minden dolgozó számára. A harmadik „egyéb hasznos” kategóriába tartozik például az étkezde
étlapja, vagy a webkamerák képei, amelyek mutatják, hogy éppen milyen hosszú az étkezdében a sor,
vagy ki várakozik a recepción?
A belső honlap fontos szerepet tölt be a társasági belső kommunikációjában is, nagymértékben
segíti a munkatársak gyors és egyidejű tájékozódását a vállalati eseményekről és hírekről.
Ugyanakkor ara is lehetőséget teremt, hogy a felhasználók közérdekű információk kínálatát - pl.:
programajánló - böngésszék.
A portál jelenlegi formájában is segíti a frissen belépett alkalmazottak beilleszkedését, de a
humán erőforrás részleg tervei szerint kifejezetten a számukra összegyűjtött információs oldalak is
lesznek majd rajta. A tartalmi karbantartás komoly munkát igényel, körülbelül 50 szerkesztő
dolgozik napi munkája mellett az oldalak karbantartásán, tölti fel a friss információkat.
Népszerűsíteni is kell
A cég vezetése tisztában volt vele, hogy a portál sikere az átgondolt technikai megvalósításon
túl azon múlik, hogy sikerül-e a munkatársakkal elfogadtatni a használatát, hiszen erre hosszú
távon senkit sem lehet kényszeríteni. Ha nem fogadják el, akkor maradnak a köremailek és
telefonálgatások. A cég irodáiban, kirendeltségeken elhelyezett plakátokon népszerűsítették a
portált, nyereményjátékot szerveztek, amelynek a nyertesei kisebb ajándékokat kaptak. A játékban a
portálról összevadászott információkból derült ki, hogy Jókai Mór annak idején tagja volt a
Generali magyarországi igazgatóságának.
A portált bemutatták a vezetői rendezvényeken és értekezleteken.
A
[GR1] portálnak egyszerű dokumentumkezelési funkciói már most is
vannak, a dokumentumkezelés beintegrálása lehet az egyik lehetséges fejlődési irány, de ez egyelőre
csak távlati cél, mert nagyon alapos előkészületeket igényel.
A munkatársak a levelezésükhöz is hozzáférhetnek a saját oldalukon, de a hagyományos
levelezőklienst nem váltotta ki a portál.
Hegedűs Kristóf szerint a tavaly novemberi indulás óta összegyűlt tapasztalatok alapján a
felhasználók gyorsan megszokták a használatát, a korábbi belső internetes oldal csupán egy hónapig
működött párhuzamosan a portállal. A régóta használt Lotus Notes alkalmazások a portálról is
elérhetőek.
A technológiai háttérről Kővári Zoltán a Qualysoft üzletág-igazgatója elmondta, hogy IBM
WebSphere Server Extend alkalmazás-kiszolgálón működik a portál, amelyet a CMS (Content Management
Services) tartalomszerkesztő támogat, DB2 adatbázis-kezelővel. A rendszer erre a célra vásárolt
Wintel gépeken fut.
Az üzletágvezető úgy véli, az eredeti elképzelés helyességét igazolja, hogy hat hónapos
működés során a technológiában nem merült fel érdemi változtatás igénye.
A projekt két irányítója egyetértett abban, hogy a siker az alapos előkészítésnek, a vezetés
kitartó támogatásának, és annak köszönhető, hogy elsősorban nem technológiai, hanem szervezeti
feladatnak tekintették az információáramlás felgyorsítását. Tisztában voltak azzal, hogy megfelelő
tartalomfeltöltés nélkül a portál nem működhet, és ehhez is biztosították a támogatást.
A projektben természetesen részt vett a Generali saját informatikai csapata is, amely az
információtovábbításban és a portálépítésben szerzett tapasztalatokat várhatón jól fel tudja majd
használni az ügyfeleknek, valamint az értékesítő partnereknek szánt, újabb és újabb portálok
kialakításában is.
Computerworld - 2007. május
+36 88 429 453
