A versenyszférában már bevált, a közigazgatási szektorban is sikeres lehet

A közigazgatási rendszer mind teljesebbé és naprakészebbé válásával párhuzamosan a közigazgatás által kibocsátott, a hivatalos érintkezést és információszolgáltatást szolgáló, nyomtatott dokumentumok előállítása is ugrásszerűen megnőtt. A hivatalokat sújtó dokumentum-előállítási terhek azonban levehetőek a hivatalnokok válláról - állítja Fehérvári Tamás, a Qualysoft projektvezetője.

- Mekkora terhet jelent a hivataloknak a dokumentumok eljuttatása az állampolgárokhoz?
- Nagy valószínűséggel már valamennyien kaptunk levelet, csekket, szerződést, határozatot lakóhelyünk önkormányzatától. A kapcsolattartásnak ma már nem a nyomtatott dokumentum az egyedüli és kizárólagos formája, de teljesen bizonyos, hogy a legelterjedtebb. Nem kiváltható például az olyan településeken, ahol nem elterjedt még az internet, de a postás biztosan odatalál. Valóban nem egyszerű egy önkormányzat feladata már csak az ott fellelhető rengeteg dokumentumfajtát tekintve sem, és akkor még nem beszéltünk arról, hogy ezeket milyen címzetti körnek, milyen példányszámban és milyen határidővel kell kipostázni.

- Tudna példát mondani arra, hogy melyek a leggyakrabban használt dokumentumok az önkormányzatoknál?
- Általánosságban elmondható, hogy a helyi adók kivetését minden önkormányzat nagyon komolyan veszi, hiszen ez az egyik legfőbb bevételi forrásuk. Ennek megfelelően sokfajta adóbevallási dokumentumot kezelnek (iparűzési adó, gépjárműadó, építményadó és így tovább). Ugyanakkor az önkormányzatnak rengeteg határozatot is kell hoznia, amit szintén időben kell, méghozzá nyomtatott formában, az érintettek tudomására hozni. Ezeket pontos adattartalommal, megfelelő formátumban és szigorúan határidőre elő kell állítani, hogy az adók beszedése, behajtása pontosan megtörténhessen. Még mindig nagyon fontos az írott dokumentum és annak iktatása is: ez jelenti az önkormányzat és a címzett számára is, hogy az adott dokumentum átadása mindkét fél számára igazolhatóan, valóban megtörtént. Érdemes tudni, hogy az önkormányzatok által használt dokumentumok sokféleségéről az adott önkormányzat honlapján is tájékozódhatunk. Jó esetben.

- Ha jól tudom, az önök cége megoldásszállítóként több, a dokumentumok előállítását, iktatását és archiválását támogató terméket is forgalmaz.
- Igen. Ebből az általam legjobban kedvelt az Infinica. Ez egy olyan intelligens dokumentumgenerátor, amely tetszőleges adatbázisból válogatja le a címzetti körnek megfelelő adatokat, az adott kiküldő (például egy önkormányzat) előírásait betartva szövegezi meg a dokumentumot és kérés esetén a kötelező vagy szabadon használt dizájnelemeket (címer, logó, jegyző aláírása stb.) is kezeli.

- Tehát ha jól értem, ezzel a termékkel gyorsabban és egyszerűbben állíthatók elő a dokumentumok?
- Nem egyszerűen gyorsaságról és egyszerűségről van. Egy önkormányzatnál állandóan újabb és újabb szabályozások, határozatok látnak napvilágot, amelyeket a következő levélváltáskor nem biztos, hogy a teljes előző címzetti körnek, de már az új tartalommal kell kiküldeni. "Normális" esetben ez több adminisztratív alkalmazott fáradságos és hát valljuk be, nem mindig hibamentes munkáját jelenti, ráadásul a határidők is szigorúak.

- Miben más vagy esetlegesen jobb ez a megoldás, mint a már piacon lévő, hasonló dokumentummenedzsment-megoldások?
- Az Infinica nemcsak a dokumentumok automatikus generálását teszi lehetővé különböző adatforrások szabad felhasználásával, hanem dinamikus alapokon nyugvó tartalom- és formázási logika alkalmazását is. Többféle formátumban teszi elérhetővé a létrehozott dokumentumot (pdf, postcript és még sok más), ennek megfelelően többféle kimeneti csatornához illeszthető (nyomtató, fájlrendszer, archív állományok) és a dokumentumgenerálási statisztikák monitoringja is elvégezhető vele, ami az önkormányzati működés hatékonyságának egyik legfontosabb mérőszáma is lehet.

- Mennyire bonyolult a szoftver kezelése?
- Teljesen egyszerű a kezelése. Az Infinica három alapvető modulból áll: a Designer-ből, a Serverből és az Administratorból. A Designer tulajdonképpen egy szövegszerkesztő, mellyel a megszokott szövegszerkesztéshez hasonló gyakorlattal állíthatunk elő nyomdakész, az adott kibocsátó arculatának megfelelő dokumentumot (az elemeket nagyon pontosan és gyorsan szerkeszthetjük össze). Ezt az elkészült "dokumentum-template-et" tárolni is tudjuk, ezért az újra felhasználható és a későbbi változtatás is egyszerű és gyors (például változik a fej- vagy láblécben a cím, valamelyik elérhetőség vagy esetleg az aláíró személye). Amikor a dokumentumot külalakját már megszerkesztettük, akkor a Server feladata a kiküldés célcsoportjának megfelelő adatok összeszedése a különböző adatbázisokból (lehet ez excel, CRM, stb.), amivel tulajdonképpen a dokumentum perszonalizálása történik meg: valóban én fogom megkapni az én autóm rendszámával a gépjárműadó befizetéséről szóló felhívást az állandó lakhelyem címére, befizetési határidővel. Az Administrator feladata pedig a kiküldési határidőknek megfelelő időzítés beállítása, hiszen egy ember egyszerre többféle dokumentumot is kaphat, illetve sokféle dokumentumot kell kiküldeni nagyon vegyes címzetti körnek, különböző határidővel.

- Mennyibe kerül a megoldás bevezetése egy olyan kisebb önkormányzatnál, ahol a dokumentumok előállítása még kézzel történik?
- Konkrét számot nem tudok mondani, hiszen ez egy projekt, amelynek a nagysága nagyon sok mindentől függ, de egy biztos: nem kell sok millióban gondolkodni, ha ennek a terméknek a bevezetésére gondolunk.

- Nem kerülhető meg az iktatás fontossága sem. Ha például a kézzel előállított dokumentumokról beszélünk, akkor az egyes dokumentumok elkészülte után egy bizonyos mennyiséget bevárva irány az iktató?
- Pontosan, tehát ismét várakozás, holtidő, szinte előre prognosztizálható hibalehetőség és késés. Az Infinica már a perszonalizált dokumentum előállításakor automatikusan iktatószámot is ad, amely egyszerűen összeköthető az iktatórendszerrel: volt, nincs késés és hiba, a levelek időben, iktatva és a megfelelő címre mennek ki.

- Értékesített már ebből a termékből a Qualysoft?
- A Qualysoft ezt a terméket, külföldi leányvállalatainak köszönhetően, Ausztriában és Németországban már több multinacionális vállalatnál értékesítette.

- Ezek szerint úgy döntöttek, hogy ezzel a versenyszférában már bizonyított és jól eladható termékekkel Magyarországon a közigazgatási szektorban próbálnak szerencsét? Miért?
- Mert a közigazgatásban az írásbeliség szinte mindenekfelettisége és a valóban nagy számban előforduló hibák szinte maguk kínálják a lehetőséget ennek a terméknek a bevezetésére. Ugyanakkor az a szándék is vezet bennünket, hogy a hazai közigazgatás modernizálásában úttörőként vegyünk részt: legyen gyors, hatékony és eredményes a magyar közigazgatási adminisztráció, ez mindannyiunk közös érdeke. Pontosan ezért szeretnénk felkérni - szándékaink szerint egy Pest megyei - önkormányzatot arra, hogy biztosítson tesztkörnyezetet az Infinica számára, így működés közben tanulhatjuk meg az "önkormányzatiságot", és közös, egymástól való tanulás után optimalizálhatjuk a terméket az önkormányzati elvárásoknak megfelelően.

- Melyik önkormányzatot szemelték ki erre a felkérésre?
- Most még nem szeretnék többet elárulni, de egy biztos: hallani fognak még hatékonyan működő, pontos és gyors önkormányzati adminisztrációról, ahol a Qualysoft által bevezetett Infinica a rendszer lelke.

Napi Online, 2008. okt. 30.