A szervezetek által kezelt információmennyiség robbanásszerűen nő. Ez egyre több dokumentum létrehozásával és a vállalati tartalom más formáinak (e-mail, web, videó stb.) mind nagyobb tömegű jelenlétével jár. Mindennek a folyamatok mentén való menedzselése, az információ gyors kereshetőségének, megbízható védelmének és költséghatékony tárolásának biztosítása kulcsfontosságú a szervezetek számára – egyszersmind nem lebecsülendő feladat elé állítja őket.

A nagyvállalatoknak és a hivataloknak mind a mai napig óriási feladatot jelent egy számla vagy hivatalos levél tömeges előállítása. A hagyományos szövegszerkesztőkben található iratmintákat legfeljebb néhány száz iratig lehet hatékonyan használni, és csak abban az esetben, ha a helyettesítendő objektumok mechanikusan helyettesíthetők.

– Azok az iratok, amelyeknél számos változó van, vagy éppen egész szövegrészeket kell cserélni, strukturált felépítést igényelnek. Fontos, hogy az iratkezelő bármilyen adatbázisból és vállalati rendszerből olvashassa az adatait és legyen egy munkafolyamat-vezérlője is. Így például amennyiben egy önkormányzat összes dokumentumtípusán ki kell cserélni a bankszámlaszámokat, akkor azt csak egy komplex iratkezelő rendszerrel lehet megtenni – mondta Bayer József, a Qualysoft Informatikai Zrt. termékmenedzsere.

Ezt az igényt felismerve, a korábban megvalósított egyedi irodai és hivatali projektek tapasztalataira építve, kezdett el a Qualysoft Infinica márkanév alatt egy professzionális dokumentumkezelő rendszert fejleszteni, amellyel a szervezetek központilag megtervezhetik és generálhatják az egységes formátumú és tartalmú kimenő dokumentumaikat. A szövegszerkesztő programokhoz képest az Infinica Docflow iratautomatizáló platform előnye, hogy a vállalati folyamatokra épülő iratkezelő platformon egy központi tárban tárolják az iratmintákat, amelyeket az arra jogosult szervezeti egységek módosíthatnak.

A vállalati, illetve hivatali dokumentumok állandó elemei nagyon gyakran módosulnak, a módosításokat azonban egy bizonyos iratmintaszám felett már nehéz követni. Az Infinica Docflow rendszerében verziókövetési funkció is található, azaz könnyen megoldható, hogy egy alkalomra – évfordulóra vagy éppen a karácsonyi ünnepekre – különleges dizájnt tervezzenek, azt követően viszont egy korábbi ver¬zióhoz térjenek vissza. Számos ele¬met több iratmintánál is felhasználnak, ezeket szintén egységesen lehet kezelni, és csak egyszer kell módosítani, hogy minden iratmintában a legfrissebb elem jelenjen meg. Az iratminták egyes részeit az arra fel¬jogosított szervezeti egységek egymástól függetlenül tudják módosítani – folytatta Bayer József.

A rendszer része a Template Designer modul, amelyben a levelek külalakját és tartalmát egy Word oldalhoz hasonló módon építhetik fel. A Generator modulban állíthatják be a címzettek körét, illeszthetik az adatforráshoz a változó mezőket, a WebForm modulban állíthatják össze azt a webűrlapot, amelyet kitöltve az adatok az adatbázisba kerülnek, és az Adminisztrátor mo¬dulban indítják el időre ütemezetten vagy adatállapot feltételhez kötve a tényleges generálást. A Docflow már a megszemélyesített irat előállításakor iktatószámot is ad és integrálható az iktatórendszerrel. Az adatbázisból való adatválogatás többnyire programozói feladatot jelent, de a többi módosítást akár az ügyintézők is elvégezhetik.

Bayer József szerint az elmúlt két évben egyre nagyobb figyelem irányul az iratautomatizálásra, és bár néhány cég már jelen van a piacon iratminta-tervező megoldással, nincs másik rendszer, amely az üzleti folyamatokhoz illeszkedve rugalmasan lenne működtethető. A korábbi egyedi projektek viszonylag drágák voltak, azonban a Docflow-val már néhány százezer forintért működő rendszert lehet majd összeállítani. A platformmal a cég tervei szerint a jövő évben lehet először iratkezelő rendszereket készíteni, de a modulok felhasználásával továbbra is fejlesz¬tenek egyedi iratautomatizáló rend¬szereket. A Docflow fejlesztése eddig majdnem 200 millió forintba került, az összeg felét azonban KMOP 1.4.1-es pályázatán elnyert összegből finanszírozza a Qualysoft.

Computerworld, 2008. dec. 2.