A vállalkozások az elmúlt év történéseiből tanulva várhatóan óvatos és nagyon megfontolt gazdálkodásra rendezkednek be a következő néhány évben.

A fennmaradásukon túl a jövőbeni piacképességükre is hangsúlyt fektető cégek azonban továbbra sem mondanak le az innovatív beruházásokról, ugyanakkor komolyan megfontolják, mire költenek, lehetőleg saját forrásból. Versenyképességük megőrzésének egyik legkézenfekvőbb módja hatékonyságuk javítása az üzlet minden területén, így a dokumentumkezelésben is.

A szolgáltatók, jelen helyzetben kiváltképp a pénzintézetek és biztosítótársaságok, figyelme elsősorban az ügyfélszerzés, valamint a régi ügyfelek új megoldásokkal való kiszolgálása felé fordul. Mivel az ügyfelekkel, hivatalos szervekkel való kapcsolattartásban és -építésben ma még elenyésző az e-ügyintézés, e-fizetés jelenlegi részesedése, az ügymenet (a kommunikáció) alapját a nagy tömegben előállított és kinyomtatott dokumentumok képezik. A manuális előállításukban, kezelésükben rejlő igen sok hibalehetőségen túl mennyiségük, sokféleségük sem kedvez a hatékonyság javításának, az ügyfelek gyors, pontos és igény szerinti kiszolgálásának. Emellett a törvényi előírásoknak való megfelelés, illetve a cég aktuális üzletmentéhez való igazodás miatti permanens változásuk kezelése is gondot okoz – teszi hozzá Czifra András, a Qualysoft vezérigazgató-helyettese.

„A fenti igények teremtette piaci rést felfedezve fejlesztettük ki az automatizált dokumentumkezelésben új távlatokat nyitó termékünket. Az állami támogatással elkészült Docflow dokumentumkompozíciós megoldások egy olyan hatékony dokumentumgyár kiépítését teszik lehetővé, amelyben a lehető legkevesebb manuális munkával születhetnek meg a személyre szóló levelek, szerződések, felszólítások vagy reklámlevelek. A hagyományos irodai programcsomagokkal idő- és munkaigényes, sok hibalehetőséget rejtő előállításuk helyett a Docflow-ban alkalmazott szerepalapú hozzáférés-kezelő rendszerrel a jogok az egyes dokumentumkomponensekhez és vonatkozó funkciókhoz rendelhetők. Így az iratok mindig a helyes template-tel, jó adatokkal, a megfelelő helyre címezve, a kívánt mennyiségben készülnek el, hiszen a szervezet jogi és marketingrészlegei csak a számukra kínált komponensek karbantartására jogosultak” – hangsúlyozza Czifra András.

Mivel a hierarchikusan felépíthető template-gyűjtemény következtében a jogi vagy arculati változásokat elegendő egy helyen átvezetni, megvalósul az egységes kommunikáció. Az egyes szövegrészek módosításának, az adatforrás és külalak meghatározásának „jogosultságszeparációja” kulcsfontosságú a hatékony dokumentum-létrehozás (lean documenting) folyamatában, amely az ügyfélszolgálati munkahelyek egyedi iratgenerálási igényeire is kiterjed. Ezek többnyire kontrollálhatatlanok manuálisan, a hagyományos Word/Excel eszközökkel.

A Docflow alkalmazási területei:
Direkt marketing blokkal gazdagított számlakivonatok, számlalevelek
Biztosítási és egyéb szerződések
Felszólítások, emlékeztetők, értesítők
Helpdeskhívást követő post-call e-mail
Változás- és kárbejelentő űrlapok
Sztornó- és változáskérelem-űrlapok
Megrendelők

„A megszemélyesített dokumentumok automatizált előállítása minden iparágban más-más követelményeket támaszt – emeli ki Czifra András –, a Docflow azonban jól integrálható a vállalati alkalmazásokhoz és meglevő adatforrásokhoz (adatbázisokhoz, adattárházakhoz, vállalatirányítási és ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerekhez), és ellentétben a hagyományos dokumentumgeneráló rendszerekkel, az űrlapok, dokumentumok, valamint ezek kombinált előállítását is támogatja.”

„Fejlesztésünk tehát a flexibilitást, a jövőorientáltságot és a beágyazhatóságot egyaránt szem előtt tartotta, mert szerintünk ez a dokumentumkezelés jövője. Ezért hisszük, jó időben és létező igényt kielégítve jelentünk meg a Docflow-val az automatizált dokumentumkezelés piacán.”

Business Online, 2009. május 20.