Nem is gondolnánk, hogy egy számla vagy hivatalos levél tömeges előállítása mekkora gondot okoz a cégeknek és hivataloknak. A Qualysoft számos irodai és hivatali egyedi iratautomatizáló projektje alapján általános iratautomatizáló platformot fejleszt Docflow néven - közölte a Napi Informatikával Bayer József, a társaság termékmenedzsere.
- Az nem vitás, hogy az iratkezelés problémáját nem oldja meg végleg a Word és az Excel
használata. Mekkora dokumentummennyiségnél érdemes valamilyen iratkezelési rendszert
bevezetni?
- Az említett eszközök legfeljebb 300-400 iratig hatékonyak és csak akkor, ha a
helyettesítendő nevek, összegek mechanikusan helyettesíthetőek. Azok az iratok, ahol számos változó
van, egész szövegrészeket kell cserélni, strukturált felépítést igényelnek. Fontos, hogy az
iratkezelő bármilyen adatbázisból és vállalati rendszerből olvashassa az adatokat és egy
munkafolyamat-vezérlővel is rendelkezzen. Ha például egy önkormányzat összes dokumentumtípusán ki
kell cserélni a bankszámlaszámokat, akkor azt a Docflow-hoz hasonló iratkezelő rendszerrel lehet
csak megtenni hatékonyan. Eddig ezek az egyedi projektek viszonylag drágák voltak, azonban a
Docflow-val már néhány százezer forintért működő rendszert lehet majd összeállítani. Ilyen
költséghatékony szoftver csakis egy jól kialakított platformmal lehetséges.
- Hogyan épül fel az önök rendszere?
- Egy Template Designert fejlesztünk, amelyben a levelek külalakját és tartalmát egy
Word-oldalhoz hasonló módon építhetjük fel. A Generátor modulban állítjuk be a címzettek körét,
illesztjük az adatforráshoz a változó mezőket, a WebForm modulban állíthatjuk össze azt a
webűrlapot, amelyet kitöltve az adatok az adatbázisba kerülnek és az Adminisztrátor modulban
indítjuk el időre ütemezetten vagy adatállapot-feltételhez kötve a tényleges generálást.
- A költséghatékonyságot növelheti, ha egy rendszer használatához nincs szükség dedikált
informatikusra. A Docflow e tekintetben is hatékony?
- Az adatbázisból való adatválogatást többnyire programozókra kell bízni. A többi módosítást
akár az ügyintézők is elvégezhetik. A rendszer üzemeltetéséhez általában nincs szükség
segítségre.
- Az iratkezeléshez hozzátartozik az iktatás is. Ezt hogyan oldja meg a Docflow?
- A Docflow már a megszemélyesített irat előállításakor iktatószámot is ad és integrálható az
iktató rendszerrel.
- Mennyibe került a szoftver fejlesztése?
- Nagyon sokba, majdnem 200 millió forintba, szerencsére ennek a felét a GOP1.4.1-es pályázat
támogatása fedezi.
- A gazdasági válság idején lesz erre igény?
- Amire ez a platform érett szakaszba jut, addigra reméljük már újra vágtatni fog a gazdaság.
Az pedig létfontosságú lesz, hogy ezzel a rendszerrel olcsóbb rendszereket tudunk majd kínálni.
- Mikorra fog elkészülni a platform?
- A Docflow-val 2009 novemberében lehet először iratkezelő rendszereket készíteni, de ezzel
párhuzamosan továbbra is készítünk egyedi iratautomatizáló rendszereket.
Napi Online, 2008. nov. 27.
Kezdőlap
Szolgáltatások
Hírek
Őszbúcsúztató Bécsben
